Jobs & Opportunities

Higher Education assistant

Main activities: Academic watch of British and French universities, various administration work in connection with academics and students and communication.
Department: Higher Education Department
Category: Administration Officer
Gross Income: £ 1 846,05
Duration: 35 hrs/week
Job description:

Tasks and activities

In connection with British and French Universities, institutionnal partners, associations, etc., the Higher Education assistant has the following missions:

  • Academic watch, writing memos, projects follow-up (paperwork, agreements with Universities, speakers, payments, etc.), preparation of the missions of the Higher Education Attachée, follow-up and organisation of awards ceremonies of Higher Education personnalities (Palmes Académiques, Arts et Lettres, etc.).
  • Management of the Entente Cordiale Scholarship Scheme.
  • Management of the preliminary admission applications to French Universities to non-EU applicants residing in the UK.
  • Management in conjunction with the Ecole Nationale d’Administration (ENA) of the admissions to its international cycles.
  • Organisation of academic and cultural events (conferences, symposia, etc.) at the Institut français in London or more widely in the UK.

For example:
Preparation of the missions of the Higher Education attachée: the HE Assistant will be in contact with the International Strategy offices of Universities and organise meetings with different departments, schools, services, laboratories, etc. according to the priorities set with the HE attachée and the ongoing projects. Follow-up of the projects.
Entente Cordiale Scholarship: managment of the application forms, organisation of the annual Trustees meeting, management of the accounts of the Trust, payment of the scholarships. The assistant in in touch with the Trust and the applicants of this excellence scholarship programme.
Academic events organisation: editing of the agreements with the partners, bookings of rooms, editing of the technical data sheets, communication. The assistant is the key-contact of both participants and audience.

Work conditions

Hierarchy: the assistant reports to the Higher Education attachée.
Other authority: the cultural counsellor and director of the Institut français du Royaume-Uni
Possibility to have interns for several month
Regular or occasional internal or external contacts: other departments of the Institut français, the Language Centre, the Marketing to name but few, the Science and Technology Department of the French Embassy. Campus France (Paris), British and French universities, the ENA, the Foreign and Common Wealth Office (FCO)
Travels: occasional.

Required Skills

Knowledge
Fluent in French and English: competent editing and expression skills in the two languages.
Good knowledge of the British and French Higher Education sector.
Mastery of computing and office tools
Mastery of document desk-based research
Self management
Teamwork
Capacity to synthetise
Capacity to self-manage and make priorities
Capacity to adapt to different levels of communication (Embassy, students, professors, etc.)
Stress management
Discretion

Deadline for application: 8 December 2014
Send to : bcu@institutfrancais.org.uk

Assistant(e) de l’attachée de coopération universitaire

Objectif principal du poste : veille universitaire en lien avec les universités britanniques et françaises, missions administratives variées en lien notamment avec des universitaires et des étudiants, communication
Affectation/service : bureau de coopération universitaire
Catégorie : agent administratif
Rémunération mensuelle brute : £ 1 846,05
Temps de travail : 35 heures/semaine
Missions générales du poste :

Activités et tâches relatives au poste

  • En contact avec les universités britanniques et françaises, des partenaires institutionnels, des associations …, l’assistant(e) au bureau de coopération universitaire a notamment les tâches suivantes :
  • travail de veille universitaire, rédaction de notes, suivi des projets (rédaction des conventions avec les universités et les intervenants, paiements etc), préparation des missions de l’attachée de coopération universitaire, préparation des dossiers de décorations d’universitaires (palmes académiques etc) et organisation des cérémonies de décoration.

  • Gestion autonome des bourses d’excellence Entente Cordiale et préparation de la réunion annuelle du Trust Entente Cordiale.
  • Gestion de dossiers de demande d’admission préalable à l’université des candidats hors UE.
  • Gestion en liaison avec l’ENA de la procédure d’admission aux cycles internationaux.
  • Participation à l’organisation d’événements universitaires en lien avec les universités (conférences, colloques etc) à l’Institut Français de Londres ou plus largement au Royaume-Uni. Ces événements pourront comporter une partie culturelle.

Quelques exemples de tâches :
Préparation des missions de l’attachée de coopération universitaire : en contact avec le service des relations internationales des universités organisation des réunions avec les différentes facultés, services, laboratoires etc en fonction des priorités établies et des projets en cours. Suivi des projets.
Bourses Entente Cordiale : gestion des dossiers, préparation de la réunion annuelle du Trust et rédaction du compte-rendu, gestion du compte du Trust et paiement des bourses. L’assistant(e) est en contact avec le Trust et avec les candidats à la bourse d’excellence.
Organisation d’événements universitaires : rédaction de conventions avec les partenaires, réservation de chambres, rédaction de la fiche technique de l’événement, communication. L’assistant est en contact avec les intervenants et le public.

Conditions de travail

  • Rattachement hiérarchique : sous l’autorité de l’attachée de coopération universitaire.
  • Autre supérieur : le conseiller culturel et directeur de l’Institut Français du Royaume-Uni
  • Présence d’un(e) stagiaire pendant plusieurs mois de l’année
  • Correspondants internes et externes, réguliers et occasionnels : autres services de l’Institut français, notamment centre de langues, marketing, Service Scientifique et Technique de l’Ambassade. Campus France (Paris), universités britanniques et françaises, ENA et FCO
  • Déplacements : exceptionnels.

Compétences requises

Savoir :
Bilingue français/anglais : excellente maîtrise de l’expression écrite et orale dans les deux langues
Bonne connaissance du système universitaire britannique et de celui de l’enseignement supérieur français
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Maîtrise des techniques de recherche documentaire
Savoir-faire/Savoir-être :
Savoir travailler en équipe
Savoir analyser et synthétiser
Savoir s’organiser et gérer les priorités
Savoir communiquer avec différents types d’interlocuteurs (Ambassade, étudiants, professeurs etc)
Savoir gérer les situations de stress
Respecter la confidentialité

Date limite de réception des candidatures : 8 décembre
A adresser à : bcu@institutfrancais.org.uk