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Assistant de gestion comptable/secrétariat général

Poste à pourvoir le : 17 août 2015
A temps plein – 35h / semaine
Employeur : Institut français du Royaume Uni
Service : Secrétariat général
Supérieur hiérarchique direct : Secrétaire général
Contact : daniel.pirat@diplomatie.gouv.fr
Date limite de dépôt des candidatures : 9 juillet 2015

Définition synthétique

Assistant de gestion comptable au sein du Secrétariat général de l’Institut Français du Royaume Uni
Correspondance administrative

Détail des activités principales

– Suivi comptable et budgétaire des dépenses des différents services
– Saisie des dépenses (mandatement) sur un logiciel comptable spécifique AGE
– Bilan budgétaire pour chaque opération/évènement
– Préparation et suivi d’attribution de subventions
– Contact avec entreprises et fournisseurs

Compétences requises

Connaissances et savoir-faire souhaitables
– Expérience en comptabilité ou en gestion
– Connaissance de la comptabilité publique française serait un plus
– Maîtrise de l’ensemble des outils bureautiques ;
– Maîtrise indispensable des logiciels Excel (tableaux croisés dynamiques) et Access (requêtes, formulaires)

Langues requises
– Français courant et indispensable
– Excellent niveau en anglais

Salaire annuel brut / Durée hebdomadaire / Accessoires de traitement
– £ 1,749 mensuels / 35h par semaine
– 9h30 à 17h30 avec 1 h de pause du lundi au vendredi
– prise en charge partielle des frais de transport
– fonds de pension avec participation de l’employeur

Qualités personnelles
– Adaptabilité; rigueur
– Capacité à gérer les demandes institutionnelles et réglementaires
– Aptitude au travail en équipe

Autres
– Important : sens de l’organisation, rigueur, confidentialité
– Composition de l’équipe de travail : 4 personnes
– Lieu de travail : 23, Cromwell Road SW7 2EL

 


 

CHARGE(E) D’ACCUEIL ET DE BILLETTERIE

du centre culturel de l’Institut français du Royaume-Uni

Définition synthétique : Accueillir, orienter et renseigner l’usager et les correspondants téléphoniques. Représenter l’image de l’établissement, promouvoir ses activités et vendre son offre culturelle.

Missions

 

Accueillir, orienter, renseigner les visiteurs et usagers :

– Représenter l’image de l’établissement auprès des usagers

– Veiller à la bonne tenue de la réception

– Accueillir et orienter les visiteurs et usagers

– Gérer les flux des visiteurs et usagers et l’accessibilité

– Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

– Traiter les demandes de renseignements par téléphone, courrier électronique, face à face

– Conseiller et guider les visiteurs et usagers sur les activités du site

– Réceptionner et distribuer le courrier, les livraisons

– Alimenter les présentoirs, prendre en charge l’affichage dans le hall en lien avec le service communication/marketing

– Gérer les questionnaires de satisfaction

– Analyser les demandes et leur degré d’urgence

– Enregistrer et gérer le prêt des clés des mises à dispositions d’espaces

 

Gérer la billetterie et l’encaissement des mises à disposition d’espaces :

– Paramétrer les événements de la saison culturelle autres que les séances cinéma

– Gérer les réservations téléphoniques

– Vendre les billets de la saison culturelle, les cartes d’abonnements et autres offres promotionnelles, les produits dérivés, par téléphone et sur place selon les règles tarifaires

– Suivre les ventes et les réservations en lien avec les services organisateurs d’événements

– Encaisser les mises à dispositions d’espaces

– Vérifier et clôturer la caisse, mettre en sécurité les recettes

– Gérer les demandes de remboursements, les plaintes

– Gérer le fichier abonnés

 

Contribuer à la surveillance et à la sécurité du bâtiment :

– Assurer l’ouverture et la fermeture de l’établissement

– Gérer les alarmes (anti-intrusion, système sécurité incendie)

– Surveiller les accès

– Veiller au respect du règlement intérieur par les visiteurs et usagers

– Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des espaces

 

Participer à la gestion des affaires générales :

– Rédiger les modes opératoires du bureau d’accueil

– Définir les besoins en matériels et consommables du bureau d’accueil

– Gérer le photocopieur

– Accueillir les prestataires extérieurs et veiller à la tenue des registres visiteurs et livrets de maintenance

 

Contacter le personnel et/ou société de maintenance pour les dépannages

Conditions

Zero-hours contract ou self-employed

Horaires d’ouverture du centre : du lundi au vendredi de 9h à 23h, samedi et dimanche de 10h à 23h

Système de permanences sur 3-4 jours y compris fin de semaine

Volume horaire hebdomadaire minimum : 20h

Rythme de travail soutenu et pic d’activités liés au calendrier événementiel

Taux horaire : £9.50

 

Profil recherché

Expérience professionnelle dans le domaine de l’accueil en milieu culturel ou en billetterie souhaitée

Intérêt pour le secteur culturel

Connaissance de l’environnement institutionnel appréciée

Anglais et français technique courant

Techniques de communication, d’écoute et de médiation

Technique d’accueil du public et d’accueil téléphonique

Force de vente

Sens de l’organisation et rigueur, respect des procédures

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Excellente présentation

Ponctualité, flexibilité horaire

Sens du service, discrétion

Dynamisme et esprit d’équipe

Adaptabilité aux publics de cultures différentes

A pourvoir : début septembre 2015
CV et lettre de motivation à adresser avant le 17 août 2015 à : cecile.dominique@institutfrancais.org.uk et daniel.pirat@diplomatie.gouv.fr

Entretien : semaine du 24 août


OUVREUR

Pour le Ciné-Lumière et autres manifestations culturelles ponctuelles de l’Institut français du Royaume-Uni

Missions

Accueillir, informer et orienter le public

Gérer les flux des visiteurs et usagers et l’accessibilité

Contrôler l’accès à la salle

Surveiller la salle pendant les manifestations

Assurer l’ouverture et la fermeture de la salle

Participer à l’accueil des artistes invités (préparation des loges et des prises de paroles sur scène, circulation du micro dans le public)

Encadrer les hôtes et hôtesses d’accueil bénévoles occasionnels sur les festivals

Veiller au respect du règlement intérieur par les visiteurs et usagers

Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des espaces

Conditions

Zero-hours contract

Taux horaire : £7.00

Horaires de travail variables selon la programmation (soirées, Week-end)

Horaires d’ouverture du centre : du lundi au vendredi de 9h à 23h, samedi et dimanche de 10h à 23h

Profil recherché

Intérêt pour le secteur culturel et particulièrement pour le cinéma

Excellente présentation

Qualités relationnelles

Dynamisme et rigueur

Sens du travail en équipe

Polyvalence

Ponctualité

Disponibilité

Anglais et français courant

 

A pourvoir : fin août 2015
CV et lettre de motivation à adresser à : cecile.dominique@institutfrancais.org.uk

Entretien : semaine du 24 août


REGISSEUR D’EVENEMENT

Pour les manifestations culturelles ponctuelles de l’Institut français du Royaume-Uni

Missions

Assurer l’ouverture et la fermeture de la salle

Installer les matériels et équipements nécessaires à la réalisation de l’événement (mobiliers, équipements techniques et informatiques)

Accueillir, informer et orienter le public

Gérer les flux des visiteurs et usagers et l’accessibilité

Assurer le bon déroulement technique de l’évènement (régie informatique, de vidéo projection, microphones, système son, lumières)

Encadrer les hôtes et hôtesses d’accueil bénévoles occasionnels sur les festivals

Veiller au respect du règlement intérieur par les visiteurs et usagers

Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des espaces

 

Conditions

Sous l’autorité du Secrétariat général (planning, répartition des tâches, évaluation) appuyé par le responsable technique (formation, technique événementiel)

Manutention de matériels lourds ponctuelle

Zero-hours contract

Taux horaire : de £7.70 à £11 selon le niveau de technicité de l’événement

Horaires de travail irréguliers avec amplitude variable en fonction de la programmation (soirées, Week-end)

Horaires d’ouverture du centre : du lundi au vendredi de 9h à 23h, samedi et dimanche de 10h à 23h

Profil recherché

Formation de niveau bac+2

Expérience dans le domaine audiovisuel appréciée (technique son et lumière, prises de sons et de vues, outils informatiques habituels, powerpoint, open office, VLC, création de contenus)

Qualités relationnelles

Dynamisme et rigueur

Bonne autonomie

Sens du travail en équipe

Disponibilité, polyvalence, ponctualité

Anglais et français courant

 

A pourvoir : fin août 2015
CV et lettre de motivation à adresser à : cecile.dominique@institutfrancais.org.uk et loic.lefrileux@institutfrancais.org.uk


 

Stage au sein du Bureau de Coopération universitaire

 

Le service de Coopération universitaire de l’Institut français du Royaume-Uni recherche au plus vite un(e) stagiaire bilingue, motivé(e) et dynamique pour une durée de 3 mois minimum avec rémunération. Nous recherchons si possible un temps plein (35h) ou un temps partiel disponible à partir de septembre ou octobre.

 

Les missions du bureau de Coopération universitaire sont la promotion de la recherche et de l’enseignement supérieur français, et le développement des échanges et partenariats académiques entre les établissements d’enseignement supérieurs français et britanniques.

 

Dans ce cadre, le stagiaire aura une double mission :
– Recherche et études, préparation des missions de l’Attachée de Coopération universitaire
– Préparation et mise en oeuvre d’événements organisés par le Service : conférences, événement de promotion Campus France, etc.

 

Merci de contacter le Dr Catherine Robertcatherine.robert@diplomatie.gouv.fr

 


 

Consultez les offres d’emploi (temps partiel) des “Petites Écoles” FLAM du Royaume-Uni