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Logistics and Events Coordinator/Coordinateur(trice) logistique et évènementiel

EN

 
The French Institute is recruiting a logistics and events coordinator for its cultural centre located at 17 Queensberry Place, South Kensington, London.

Deadline for applications: 15 April 2022 noon
Position to be filled as soon as possible
 

MISSIONS

Logistics and events management for the Institute’s departments:

  • Managing the calendar of events, organising technical and logistical teams
  • Processing of technical specifications sheet received from the departments and liaising with the technical teams
  • On the day of the event: installation, follow-up and de-installation (and stewarding)
  • Leading the weekly logistics meeting with the Deputy Secretary General

Rental Management :

  • Liaising, organising and processing administratively all rentals:
    • Liaising with potential and confirmed clients on their event plans
    • Organising visits upon request of potential clients
    • Establishing quotes for all rental requests
    • Adding to the calendar, organising the technical and logistical teams
    • Creating a technical specification sheet for the event to be communicated to the teams
    • Processing agreements, invoices, payment and verification of payment
    • On the day of the event: installation, follow-up and de-installation
  • Prospecting / customer relations / marketing campaign:
    • Being a driving force behind potential marketing tools to promote our spaces hire and our brand image
    • Thinking about marketing campaigns and implementing them in tandem with the Marketing department
    • Contributing to the production of marketing material dedicated to rentals
    • Maintaining a relationship with our past and potential clients, by email and phone
  • Rooms: management alongside with the box office

Building management (with the Deputy Secretary General):

  • Management of maintenance agents
  • Installation of rooms
  • Signage

Box office:

  • In case of closure of the Institute for exceptional circumstances such as Covid-19: management of refunds (liaison with clients, compilation of documents, liaison with accounting)
  • Help/support the management of the box-office schedule if needed
  • Occasional replacement

 

REQUIRED SKILLS AND PROFILE

  • Autonomy
  • Sense of organisation and rigor
  • Customer and team management
  • Flexible and variable schedules and sustained work periods during sessions
  • Fluency in French (C1 level required) and English (B2 level minimum)

 

SALARY,GROSS MONTHLY SALARY,BENEFITS

One-year renewable contract.
Gross annual salary for 37h30/week: between £21K and £25K depending on experience
Possibility of complementary health insurance with employer’s contribution
Possibility of partial coverage of monthly transportation costs (50% of transportation costs from zone 1 to 6 maximum)
 

Application

Letter of application and CV to be sent before 15 April to:

Deputy Director of the French Institute:
dragoslav.zachariev@institut-francais.org.uk

General Secretariat:
stephane.harzelec@institut-francais.org.uk
vanessa.fines@institut-francais.org.uk

Once the candidate has been selected, the following documents must be provided before the contract is signed:

  • Proof of residence in the United Kingdom (less than 3 months old)
  • Proof of application or of obtaining the pre-settled or settled status for EU nationals
  • Copy of residence permit for non-EU nationals
  • French criminal record (bulletin n°3) less than 3 months old for French applicants or applicants who have lived in France
  • An extract from the British criminal record (DBS) less than 3 months old (due to delays in obtaining this, it can be provided within one month of the start date of the contract)

 

FR

 
L’Institut français recrute un/une coordinateur/trice logistique et évènementiel pour le centre culturel, au 17 Queensberry Place, South Kensington, Londres.

Date limite de dépôt des candidatures : 15 avril 2022 midi
Poste à pourvoir dès que possible
 

MISSIONS

Logistique et suivi évènementiel de la programmation des services de l’Institut :

  • Ajout au calendrier, organisation des équipes techniques et logistiques
  • Traitement des fiches techniques reçues des services et communication aux équipes technique, réception et communication en ce sens
  • Le jour de l’événement : installation, suivi et désinstallation (et “stewarding”)
  • Mener la réunion logistique hebdomadaire avec le/la Secrétaire général adjoint

Gestion des locations :

  • Répondre, organiser et traiter administrativement toutes les locations :
    • Lien avec les clients potentiels et confirmés sur leur projet d’événement
    • Organisation de visites sur demande de potentiels clients
    • Etablissement des devis pour l’ensemble des demandes de locations
    • Ajout au calendrier, organisation des équipes techniques et logistiques
    • Réalisation d‘une fiche technique pour l’événement à communiquer aux équipes
    • Traitement des conventions, factures, paiement et vérification du paiement
    • Le jour de l’événement : installation, suivi et désinstallation
  • Prospection / relation client / campagne marketing :
    • Être force d’initiative sur des potentiels outils de marketing pour promouvoir nos espaces et notre image de marque
    • Penser les campagnes marketing et les mettre en place
    • Contribuer à la production de matériel marketing dédié aux locations
    • Entretenir une relation avec nos clients passés et potentiels, par email et téléphone
  • Chambres : gestion en binôme avec le box

Gestion du bâtiment (avec le/la Secrétaire général adjoint) :

  • Gestion des agents d’entretien
  • Installation des salles
  • Signalétique

Box-office :

  • En cas de fermeture de l’Institut pour circonstances exceptionnelles type Covid-19 : gestion des remboursements (échange avec les clients, compilation des documents, envoi à la comptabilité)
  • Aide/appui à la gestion du planning du box-office en cas de besoin
  • Remplacement occasionnel

 

Compétences et profil requis

  • Autonomie
  • Sens de l’organisation et rigueur
  • Gestion clientèle et d’équipe
  • Horaires flexibles et variables et périodes de travail soutenues pendant les sessions
  • Bon niveau en français et en anglais

 

TRAITEMENT, SALAIRE BRUT MENSUEL, AVANTAGES

CDD d’un an renouvelable.
Salaire brut annuel pour 37h30/semaine : entre £21K et £25K selon expérience
Possibilité de complémentaire santé avec participation de l’employeur
Possibilité de prise en charge partielle des frais de transport mensuel (50% des frais de transport de la zone 1 à 6 maximum)
 

Candidature

Lettre de motivation et CV à envoyer avant le 15 avril à :

Directeur-adjoint de l’Institut français :
dragoslav.zachariev@institut-francais.org.uk

Secrétariat général :
stephane.harzelec@institut-francais.org.uk
vanessa.fines@institut-francais.org.uk

Une fois le ou la candidat(e) retenu(e), les documents à fournir impérativement avant la signature du contrat seront :

  • Justificatif de domicile au Royaume-Uni de moins de 3 mois
  • Preuve de la demande ou de l’obtention du presettled ou du settled status pour les ressortissants de l’UE
  • Copie du titre de séjour pour les ressortissants hors UE
  • Un extrait de casier judiciaire français (bulletin n°3) de moins de 3 mois pour les candidats français ou ayant vécu en France
  • Un extrait de casier judiciaire britannique (DBS) de moins de 3 mois (compte tenu des délais d’obtention, ce dernier pourra être fourni dans un délai d’un mois après la date de début de contrat)

 


Stagiaire au Bureau du Livre – South Ken Kids Festival

MISSIONS PRINCIPALES

Pour mener à bien le déroulement du festival de littérature jeunesse South Ken Kids (14-20 novembre 2022), l’équipe du Bureau du Livre recrute un.e stagiaire pendant une période de 6 mois (de début juillet à décembre 2021).

Sous la supervision du maître de stage, ses missions seront les suivantes :

  • Coordination du festival South Ken Kids
  • Contacts avec les éditeurs français et britanniques, ainsi qu’avec les écrivains invités
  • Suivi logistique du festival (réunions techniques, suivi administratif)
  • Animation des réseaux sociaux (Facebook, Twitter)
  • Rédaction de notes de blog (French Books UK, Culturethèque)
  • Veille et compilation de données

PROFIL RECHERCHÉ

Le candidat doit être parfaitement bilingue en anglais, doué d’une capacité de rédaction exemplaire en anglais comme en français, très organisé et sachant faire preuve d’initiative.

Une expérience professionnelle préalable dans l’organisation de manifestations culturelles sera appréciée, ainsi qu’une connaissance du monde de la littérature jeunesse.

CONDITIONS

Stage conventionné de 6 mois – Temps complet
Indemnité mensuelle légale (600,6 euros /mois)
Lettre de motivation et CV en français et en anglais à adresser à :
louise.cambau@institut-francais.org.uk
mathias.rambaud@institut-francais.org.uk

Date de prise de fonction : 1er juillet 2022
Date limite de candidature : 25 avril 2022

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Veuillez noter qu’une convention de stage avec un établissement d’enseignement supérieur français ou avec un établissement est indispensable pour ce poste.
Seules les candidatures des personnes déjà résidentes au Royaume-Uni seront examinées.

 


Edinburgh – Cultural Development Office

 
The Institut français d’Ecosse has been a well-known Edinburgh cultural institution since 1946. The Scottish outpost of the French Embassy in the United Kingdom, it promotes French language and culture, produces events, nurtures Franco-Scottish partnerships, and aims at being an open and stimulating meeting place for the French community, their friends, and all those interested in French language and culture in every dimension.

We are looking for an enthusiastic, creative, and experienced Cultural Development Officer to plan, promote, and deliver a rich programme of cultural events at the Institut français d’Ecosse and the Consulate General of France in Edinburgh. These events include film screenings, theatre, dance, concerts, art exhibitions, literary events, academic talks, and formal receptions organised throughout the year as well as larger scale projects. The ideal candidate will have a demonstrated interest in French language and culture. In addition to producing cultural events and developing partnerships, the post holder will also have responsibilities pertaining to communications, PR, and working with sponsors, donors, and trusts, in coordination with the communication officer.

This role is based in Edinburgh.
 

Key Duties & Responsibilities

 
PRIMARY (ESSENTIAL)

– To plan and promote a full portfolio of cultural events, including film screenings, live dance and theatre performances, concerts, art exhibitions, literary events, and academic talks
– To plan and promote the Institut’s participation in the Edinburgh Festival Fringe
– To promote France’s official participation across all of the Edinburgh Festivals
– To plan other hospitality, diplomatic, thought leadership, and development events
– To coordinate event logistics, including staffing, catering, and technical requirements
– To perform event manager duties during events
– To develop and assess cultural proposals and liaise with cultural partners
– To build partnerships across the culture, government, and business sectors
– To draw up and review contracts with visiting artists, service providers, and contractors
– To develop relations with industry professionals, ensuring that artists participating in the Institut’s cultural programmes have future opportunities to develop their careers
 
SECONDARY (DESIRABLE)

– To recruit and coordinate volunteers throughout the year, but especially in August for the Edinburgh Festivals
– To create business opportunities for the Institut, focusing on expanding existing revenue streams and discovering new ones
– To contribute to the commercial strategy for the promotion of the Institut’s offer (cultural events and French classes), including selling advertisement and private room hires
– To develop relationships with sponsors and donors, both corporate and private, to increase charitable giving to the Society of the Friends of the Institut, our affiliate non-profit trust
– To liaise with and develop the Institut’s membership (individual and groups), including the development of membership benefits
– To work alongside the Communications Officer to define and implement the Institut’s communication strategy and to produce marketing and press materials
– To be able to create content across print and digital platforms, including, but not limited to, brochures, posters, flyers, advertisements, press releases, articles, newsletters, web pages, photos, videos, podcasts, tweets, stories, and other social media posts
 

Person Specification

 
QUALIFICATIONS

Either a relevant undergraduate degree or equivalent professional experience in terms of the intellectual, reasoning and analytical requirements of the job.
 
EXPERIENCE & KNOWLEDGE (ESSENTIAL)

– Experience in the educational, cultural, or diplomatic sectors
– Experience in a client-facing or front of house role
– Experience developing meaningful partnerships
– A track record producing revenue-generating events
– Knowledge of French, Scottish, and British cultural life and institutions
 
EXPERIENCE & KNOWLEDGE (DESIRABLE)

– Experience in a communications, marketing, or sales role
– Experience in fundraising or CSR
– Experience coordinating volunteers or leading community-led initiatives
– Experience creating print and digital content
– Knowledge of technical equipment for cinemas and performance spaces
 
SKILLS & ATTRIBUTES (ESSENTIAL)

– Advanced level of written and spoken English (C1 minimum)
– Advanced level of written and spoken French (C1 minimum)
– Excellent event planning skills, including the delivery of large-scale events
– High level of competency with the MS Office Suite
– Excellent organisations skills and an ability to set and stick to priorities
– A collaborative team player
 
SKILLS & ATTRIBUTES (DESIRABLE)

– Ability to create engaging content for the Institut’s social media platforms (FB, Twitter, IG)
– Familiarity with content management systems (such as WordPress)
– A background in graphic design (DTP), familiarity with Adobe Creative Cloud
– Various desirable character traits: Creative, curious, fun, adaptable, enthusiastic, diligent, efficient, commercially aware, and business savvy
 

Conditions

Full-time (1.0FTE): 35 hours per week
Fixed-term contract: 12 months (possibility of renewal)
Gross salary approx. £20,000 per annum
Based in Edinburgh, Scotland (UK)
Start date: 1st July 2022

How to Apply

Please apply the 23rd May 2022 at the latest by sending a CV and covering letter to both frenchclassesife@gmail.com and laurence.pais@diplomatie.gouv.fr, clearly indicating Cultural Development Officer in the subject line.

 


Language Centre Customer Relation Officer

The Language Centre of the Institut français, which has 4500 students and 90 professors, offers a wide range of online and face-to-face courses, aimed at individuals as well as public administrations and companies.

Missions

– Inform visitors in person, by telephone, by email.
– Sell courses and other products and advice on our offers
– Register the students on our Software (school management crm)
– Take payments (cards and transfers only)
– Undertake all administrative tasks (print, display, archive, etc.)
– Opening and closing of the Language Center (quick building check, close rooms and set up the alarm)
– Enforce our rules

Skills

– Excellent command of English and French
– Experience in customer service is essential
– Experience in sales and customer service is a seriously considered plus
– Good command of computer and office tools (crm, excel, switchboard, booking)
– Punctuality, autonomy, efficiency and rigour
– Ability to work in a team and sense of organisation
– Ability to handle complaints
– Knowledge of the language training sector and the European framework is a plus

Conditions

Some shifts are onsite, and some (the shortests) are online
£10.90/hour
Normal schedule: may vary according to activity
Free French Institute membership and free access to the 2 cinemas
Free french lessons
Transportation: 50% paid.
Students welcome.

Contacts

Cover letter and CV to send to: manuel.benchetrit@institut-francais.org.uk

 


Enseignant.e FLE polyvalent.e

CONTEXTE

Le Centre de langues de l’Institut Français qui attire 7 000 étudiants chaque année, offre une gamme très large de cours de français général et spécifique et d’ateliers culturels pour les publics adultes et enfants.

En raison de l’ouverture fréquente de nouveaux cours le centre de langue de l’Institut Français de Londres cherche régulièrement des enseignant.e.s de FLE polyvalent.e.s qui aiment stimuler l’apprentissage de la langue grâce à des approches vivantes et dynamiques.

Plusieurs types de cours sont susceptibles d’être proposés : français général, français public enfants, français des affaires, etc.

MISSIONS

  • Vous maîtrisez très bien les niveaux du CECR
  • Vos cours sont vivants et agréables
  • Vous avez une spécialité et un goût particulier pour l’enseignement (auprès d’enfants et/ou auprès de professionnels hauts profils.
  • Vous êtes agile avec les outils numériques
  • Vous aimez exercer votre habileté à gérer une classe hétérogène

PROFIL RECHERCHé

  • Vous êtes titulaire d’un diplôme d’enseignement de français-langue étrangère (Master, PGCE ou équivalent).
  • Les candidatures de personnes diplômées dans une autre discipline mais pouvant se prévaloir d’une expérience pertinente pourront être étudiées
  • Dans l’idéal, vous disposez du DBS et êtes habilité DELF-DALF
  • Vous savez aussi bien suivre un manuel qu’improviser et jongler avec des documents plurimedia authentiques
  • Vous êtes à l’écoute de vos étudiants
  • Vos cours sont dynamiques, ludiques, vivants, stimulants

Vous avez envie de travailler dans l’école dont l’offre est la plus diversifiée du Royaume uni, et l’une des seules adossées à un centre culturel de niveau international?  Adressez votre CV (et votre LM) à manuel.benchetrit@institutfrancais.org.uk

 


OUVREUR.SE / RECEPTIONNISTE

Pour le Ciné-Lumière et autres manifestations culturelles de l’Institut français du Royaume-Uni

Missions

L’employé.e sera invité.e à assurer les fonctions d’ouvreur et/ou de réceptionniste, selon ses disponibilités et appétences.
 
Ouvreur(se)

  • Accueillir, informer et orienter le public
  • Gérer les flux des visiteurs et usagers et l’accessibilité
  • Contrôler l’accès à la salle
  • Surveiller la salle pendant les manifestations
  • Assurer l’ouverture et la fermeture de la salle
  • Participer à l’accueil des artistes invités (préparation des loges et des prises de paroles sur scène, circulation du micro dans le public)
  • Encadrer les hôtes et hôtesses d’accueil bénévoles occasionnels sur les festivals
  • Veiller au respect du règlement intérieur par les visiteurs et usagers
  • Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des espaces

Réceptionniste

  • Accueillir les visiteurs de façon courtoise
  • Tenir la billetterie pour les séances de cinéma et autres évènements culturels
  • Répondre d’informations du public, notamment sur la programmation, les espaces et le règlement intérieur
  • Gérer les appels téléphoniques et les transférer aux destinataires
  • Assurer la réponse depuis la boite de messagerie électronique
  • Réceptionner le courrier et les livraisons au nom de l’Institut
  • Participer à la gestion des ventes de cartes de membres, et inscrire dans les différents logiciels
  • Surveiller les entrées et contribuer à assurer la sécurité

Conditions

Zero-hours contract
Taux horaire : £8.91 pour les fonctions d’ouvreur / 10.79 pour les fonctions de réceptionniste + indemnité de transport au prorata du nombre d’heures effectuées
Horaires de travail variables selon la programmation (soirées, Week-end)
Horaires d’ouverture du centre : du lundi au mardi de 17h à 23h et du mercredi au dimanche de 10h à 23h

Profil recherché

  • Intérêt pour le secteur culturel et particulièrement pour le cinéma
  • Excellente présentation
  • Qualités relationnelles
  • Dynamisme et rigueur
  • Sens du travail en équipe
  • Polyvalence
  • Ponctualité
  • Disponibilité
  • Anglais et français courant

 


Consultez les offres d’emploi (temps partiel) des “Petites Écoles” FLAM du Royaume-Uni