Agent polyvalent avec des fonctions administratives.
Premier point de contact de l’Institut Français d’Ecosse, la réception est un endroit névralgique où se croisent tous les publics de l’Institut (membres, étudiants), le personnel et les fournisseurs.
L’équipe de réception a des missions d’accueil, de conseils/ assistance, de vente, d’administration et de communication.
La réception est à la fois un espace d’accueil pour toute personne intéressée par la culture française, mais c’est aussi le lieu où s’effectuent toutes les démarches : inscription aux cours, aux examens, adhésion à l’Institut ou achat de billets de spectacles.
L’agent connaît tous les produits et services de l’Institut : calendrier et contenu des cours, des examens et des événements, bénéfices offerts aux membres, collections de la médiathèque, etc.
Sous l’autorité du Consul Général – Directeur délégué de l’IFE et en lien étroit avec l’Attachée de coopération pour le français-Directrice des cours et la gestionnaire-comptable de l’Institut, l’agent est chargé des missions principales suivantes :
Accueil/vente/relation client
Informer, orienter les publics (visiteurs, étudiants et adhérents de la médiathèque)
Standard téléphonique et gestion de la messagerie
Administration des cours et des examens
Information sur les produits du Centre De Langue (cours et certifications)
Gestion et suivi des tests de placement et des inscriptions aux cours collectifs et cours privés
Inscription, facturation et prise de paiement
Communication régulière auprès des étudiants et des enseignants
Gestion des réclamations et remboursements
Veille régulière sur les besoins des publics et la meilleure façon d’y répondre
Billetterie et évènementiel
Information, réservations, vente et contrôle des réservations en ligne
Guichet / vérification des tickets lors des évènements
Adhésions
Information, vente et suivi des ventes en lignes
Médiathèque (binôme de la médiathécaire)
Gestion du prêt en l’absence de la médiathécaire
Participation au rangement de l’espace après interventions culturelles
Encadrement des bénévoles Entretien, sécurité Ouverture et fermeture de la bibliothèque
Caisse
Gestion des encaissements quotidiens (Esp, Ch, CB)
Connaissances et savoir-faire souhaitables
Très bonnes qualités relationnelles, esprit d’équipe Capacité à travailler sous contraintes et dans un environnement institutionnel Autonomie, organisation, rigueur et méthode
Disponibilité Expérience en service client fortement souhaitable
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (CRM, Excel, Word)
La connaissance du secteur de la formation et du CECRL (Cadre Européen Commun de Référence pour les langues) serait un atout, de même que certaines connaissances administratives
Langues requises
Français : indispensable
Anglais : Parfaite maîtrise écrite et orale
Autres
Participation de l’employeur aux frais de transport
Composition de l’équipe de travail : 12 personnes
Horaires : du mardi au vendredi de 9h15 à 17h30 et le samedi de 9h30 à 13h30. Ces horaires peuvent évoluer en fonction des besoins du service.
Par ailleurs, participation aux activités culturelles sur la base d’une rotation au sein de l’équipe (récupération des heures supplémentaires)
Contrat à durée déterminée du 29 mai 2024 au 31 mai 2025 sur une base de
35 heures/ semaine, salaire brut mensuel : £2,323
Employeur : Institut Français du Royaume-Uni
Lieu de travail : Institut français d’Ecosse
Supérieur hiérarchique direct : Stéphane PAILLER – Consul général et Directeur délégué de l’Institut français d’Ecosse
Date limite de dépôt des candidatures : 15 mai 2024
CV + lettre de motivation à transmettre aux adresses suivantes :
francoise.sid-ahmed@diplomatie.gouv.fr et charlotte.hyvernaud@institut-francais.org.uk
Seules les réponses des candidats ayant déjà obtenu le droit de travailler au Royaume-Uni seront étudiées.